“La automatización de las cuentas por cobrar, permite que los procesos sean ejecutados de manera más rápida, precisa y eficiente, liberando a los equipos de tareas repetitivas y permitiéndoles concentrarse en tareas más estratégicas y de
agregación de valor a las operaciones.”
El CEO de Easytax, Claudio González, sostiene que al automatizar estos procesos se reduce el riesgo de errores y fraudes, disminuyendo significativamente el riesgo y el tiempo en procesar estos documentos versus el hacerlo manualmente. El ejecutivo sostiene que en la actualidad las empresas están implementando soluciones tecnológicas que permiten automatizar en un 100% dichos trámites y procesos, siendo Easytax un player líder y de relevancia a nivel nacional.
El procesamiento de cuentas por cobrar y pagar puede ser muy engorroso si se hace manualmente ya que implica invertir una gran cantidad de tiempo y recursos, corriéndose el riesgo de cometer errores, duplicar pagos y ralentizar las operaciones financieras de la empresa. Es por eso que en la actualidad varias son las empresas que están aplicando la automatización en sus procesos, confiando dicha función a Easytax.
En línea con esto, Claudio González, CEO de Easytax, firma líder en automatización de gestión tributaria y documentos electrónicos, destaca la mejora significativa en la interconexión entre empresas y proveedores gracias a la automatización. Esta mejora facilita la detección más rápida de irregularidades en documentos o facturas, lo cual es crucial para mantener la integridad y eficiencia de las operaciones. En la entrevista, González profundiza en los principales beneficios que la automatización de cuentas puede proporcionar a todos los actores involucrados.
¿Por qué es importante aplicar la automatización en las cuentas por cobrar y pagar?
La automatización de las cuentas por cobrar, permite que los procesos sean ejecutados de manera más rápida, precisa y eficiente, liberando a los equipos de tareas repetitivas y permitiéndoles concentrarse en tareas más estratégicas y de agregación de valor a las operaciones. Esa es la principal ventaja de automatizar. Por otro lado, el papel es enemigo de la eficiencia, por ende, si uno imagina esto como un proceso sin papeles se produce un mayor beneficio aún.
¿Cuáles son los principales beneficios que esto le puede reportar tanto a las empresas como a los proveedores?
Hay múltiples ventajas que se pueden constatar, derivadas de la automatización. Primero que todo, la automatización permite conectar de manera fluida los documentos de cobro de proveedores, las cuentas por pagar y los distintos departamentos de una empresa. Esto evita la necesidad de buscar manualmente quién realizó determinadas compras, agilizando el flujo de información. Por otro lado, con la automatización, se puede ofrecer a los proveedores un portal ( de proveedores ) personalizado donde puedan monitorear el procesamiento de sus documentos. Desde la recepción de la factura hasta el pago final, todo queda registrado y accesible para el proveedor, fomentando su involucramiento y confianza en el proceso.
Así mismo, y como lo señale anteriormente, la automatización disminuye significativamente los errores, ya que cualquier discrepancia o incumplimiento de reglas se detecta de manera automática y se detiene el proceso. Esto contrasta con los procesos manuales, donde es más fácil pasar por alto errores o irregularidades. La rapidez en el procesamiento de pagos es otro factor de relevancia, permitiéndose realizarlos de manera más puntual, lo que mejora la relación entre cliente y proveedor. Un pago oportuno puede traducirse en mejores precios y condiciones comerciales con el proveedor, fortaleciendo la asociación comercial.
Finalmente, la automatización facilita la generación instantánea de informes financieros relacionados con los pagos a proveedores. Esto proporciona una visión clara (dashboard) y actualizada de la situación financiera de la empresa en relación con sus obligaciones de pago.
¿Qué aspectos mejoran sustancialmente en la cadena de pago con esta automatización?
Al ser un proceso automatizado, la cadena de pago mejora en varios aspectos de manera significativa, siendo lo primero el que se elimina prácticamente la posibilidad de cometer errores o realizar pagos duplicados, situación común en procesos manuales. Por otra parte, la automatización permite verificar que lo facturado coincida exactamente con lo que se solicitó en la orden de compra y lo que se recibió del proveedor, evitando discrepancias y malentendidos.
Por otro lado, se verifica automáticamente que los precios en las facturas coincidan con los acordados con el proveedor, garantizando un control más preciso sobre los costos, junto con el cruce y verificación de datos se realiza de forma instantánea, lo que agiliza el proceso y reduce los tiempos de revisión y aprobación, notificándose de inmediato cualquier error detectado, y si no hay errores, la factura avanza automáticamente al siguiente paso hasta su aprobación y pago.
Finalmente, y no por eso menos importante, las personas involucradas en el proceso dejan de realizar tareas mecánicas y repetitivas para enfocarse en labores de gestión y valor, lo que mejora la eficiencia global del proceso y tiene un impacto positivo en otros aspectos de la empresa.
¿Esto ya se está aplicando o falta por implementarlo totalmente?
Nosotros como Easytax tenemos nuestra aplicación DTE Flow y Portal de Proveedores que automatizan este proceso 100%, y si bien existen aplicaciones similares (pero no idénticas) en el mercado, la tendencia hacia la automatización es clara. En Chile, se están desarrollando soluciones específicas para cada empresa o aplicaciones que forman parte del proceso. Esto es clave para optimizar los procesos y cumplir con la regulación establecida, como el plazo máximo de ocho días para revisar una factura impuesto por el Servicio de Impuestos Internos (SII).
¿Esto se debe regular por la autoridad o no es necesario?
La autorregulación a través de la facturación electrónica ya establece plazos y procedimientos que garantizan la eficiencia en los procesos. Cada empresa tiene la responsabilidad de cumplir con estos plazos y tomar decisiones oportunas respecto a las facturas recibidas. La regulación actual es adecuada para asegurar la eficacia de la automatización en las cuentas por cobrar y pagar.