Conforme las cuentas por pagar (AP) evolucionan hacia una función empresarial estratégica y de mayor valor, aún persiste la cultura tradicional del procesamiento manual de las facturas en muchos departamentos de AP. Cada paso manual en este proceso ralentiza los pagos y aumenta la probabilidad de error, generando penalizaciones por retrasos y posibilidad de eventuales fraudes con los DTE ´s, exponiéndose a escenarios legales poco favorables y afectando también las relaciones con los proveedores.
Las empresas que dependen de procesos en papel o manuales para sus cuentas por pagar enfrentan limitaciones tanto en la reducción de costos por factura como en la mejora de la productividad. También se ven afectadas en su capacidad para prevenir facturas duplicadas y aprovechar descuentos por pagos anticipados. La falta de automatización impacta no solo en la planificación financiera, sino también en la productividad de los empleados y el cumplimiento normativo.
Los signos de una gestión de AP ineficiente incluyen:
• Dependencia excesiva de tareas manuales en lugar de utilizar sistemas automatizados.
• Dificultad para rastrear y supervisar el estado de las facturas y los pagos en tiempo real.
• Incapacidad para procesar y aprobar pagos de manera oportuna, lo que puede resultar en penalizaciones por pagos tardíos.
• Problemas recurrentes como facturas duplicadas, incorrectas o fraudulentas debido a la falta de validación automatizada.
• Insatisfacción por parte de los proveedores debido a pagos tardíos o errores en la facturación.
• Ausencia de herramientas para generar informes detallados sobre el desempeño y la eficiencia de los procesos de AP.
Easytax ha observado que las empresas que implementan la automatización de cuentas por pagar (AP) pueden lograr:
• La automatización agiliza los procesos de AP, reduciendo el tiempo necesario para aprobar y procesar facturas, lo que a su vez disminuye los ciclos de pago y evita retrasos.
• Procesamiento del 80% de las facturas con un solo clic y sin intervención humana. Al eliminar la intervención manual en tareas repetitivas, se reducen significativamente los errores de ingreso de datos y la posibilidad de facturas duplicadas o fraudulentas.
• Mejora en la comunicación a través de un portal para proveedores y herramientas de retroalimentación. Al pagar puntualmente y reducir errores en las facturas, se fortalecen las relaciones con los proveedores, lo que puede traducirse en mejores condiciones comerciales y descuentos por pronto pago.
• Visibilidad total y mejora en todo el proceso de AP, proporcionando una visión completa y en tiempo real de todas las transacciones de AP, lo que facilita la toma de decisiones informadas y la identificación temprana de problemas potenciales.
• Mayor satisfacción y retención de empleados.
• Cumplimiento normativo asegurado, de políticas internas y regulaciones externas, al aplicar de manera consistente las reglas y procedimientos establecidos.